sábado, 11 de mayo de 2013
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La Auditoria:
La auditoria puede definirse como «un proceso sistemático para
obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes
sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin
consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo
con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes
se han elaborado observando los principios establecidos para el caso».
Por otra parte la auditoria constituye una herramienta de control y
supervisión que contribuye a la creación de una cultura de la disciplina de la
organización y permite descubrir fallas en las estructuras o vulnerabilidades
existentes en la organización.
Otro elemento de interés es que durante la realización de su trabajo,
los auditores se encuentran cotidianamente con nuevas tecnologías de avanzada
en las entidades, por lo que requieren de la incorporación sistemática de
herramientas con iguales requerimientos técnicos, así como de conocimientos
cada vez más profundos de las técnicas informáticas más extendidas en el
control de la gestión.
INTRODUCCIÓN A LA AUDITORIA.
DEFINICIÓN Y ALCANCE DE LA AUDITORIA.
Alcance de auditoria está referido al conjunto de procedimientos
de auditoria considerados necesarios de acuerdo a las circunstancias, para
lograr los objetivos de la auditoria realizada. Hay ocasiones que se impone por
parte de la entidad examinada, alguna limitación al trabajo del auditor, por
ejm: cuando los términos del trabajo a realizar especifican que el trabajo del
auditor no llevara a cabo un procedimiento de auditoria que el auditor cree
necesario. Existen circunstancias que pueden imponer alguna limitación al
alcance por ejm: cuando el nombramiento del auditor se realiza en un momento
que no le ha permitido estar presente en la toma de inventarios. También se
presentan limitaciones al alcance cuando, a criterio del auditor, los registros
contables de la entidad son inadecuados o cuando no puede aplicar algún
procedimiento de auditoria que se considera conveniente para lograr los
objetivos.
TIPOS DE AUDITORIA
CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
Auditoria interna. La lleva acabo un departamento dentro de la organización y existe
una relación laboral.
Auditoria externa. No existe relación laboral y la hacen personas externas al
negocio para que los resultados que nos arroje sean imparciales como pueden ser
las firmas de contadores o administradores independientes.
Auditoria operacional. Es la valoración independiente de todas las
operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para
determinar si se lleva a cabo políticas y procedimientos aceptables, si se
siguen las normas establecidas.
CLASIFICACIÓN DE AUDITORIAS.
La clasificación según el
área funcional en el que se aplica la Auditoria dentro de una organización es
la siguiente:
1.
1.
Auditoría financiera
2.
2.
Auditoria de operaciones
3.
3.
Auditoria administrativa
4.
4.
Auditoria de funcionamiento
5.
5.
Auditoria social
La Auditoria administrativa
como se mencionó anteriormente, se puede enfocar al análisis de las distintas
áreas funcionales de la empresa. En este sentido la Auditoria administrativa se
puede componer de las siguientes partes:
·
Evaluación de la planeación
de la empresa.
Es una de las partes
centrales de la Auditoria administrativa que permite precisar las deficiencias
administrativas y operativas en la planificación, no sólo en los niveles altos
y medios de una organización, sino también en los niveles más bajos. Incluye la
visión general y misión, objetivos o metas, planes, estrategias, programas,
políticas, procedimientos y normas.
· Evaluación de contabilidad y
finanzas. Los recursos de capital son indispensables para que la gerencia pueda
cumplir sus metas y objetivos. Por esta razón el subsistema de finanzas está
directamente relacionado con otros subsistemas. Estas relaciones dan la fuerza
viable a la organización. En esta auditoria se evalúan los registros contables,
balances financieros periódicos, declaración de ingresos, etc.
- Evaluación de la función de mercadeo. La evaluación mediante el cuestionario de Auditoria administrativa es más difícil para esta área funcional debido a que el mercado depende mucho de factores externos que no están bajo el control de su gerencia. En general se pueden evaluar 5 partes: visión general de mercadotecnia, ventas, investigación de mercado, publicidad y distribución física.
- Evaluación de Investigación y Desarrollo e Ingeniería. Estas áreas son analizadas también debido a su importancia para el crecimiento de una empresa. Un esfuerzo productivo en investigación y desarrollo es una fuente de nuevos productos y procesos importantes a largo plazo para la empresa. La función de Ingeniería tiene que ver con el establecimiento de las condiciones adecuadas para la fabricación y las pruebas.
- Evaluación de la función de producción. El proceso de manufactura debe ser planeado, programado, dirigido y controlado para producir la mercancía final deseada, de manera que llegue al cliente en el plazo programado. Una evaluación completa de producción presenta las siguientes secciones: visión general de producción, planificación de la producción, producción, inventarios y compras.
- Evaluación de la función de personal. La dificultad de valorar el factor humano, hace difícil esta evaluación. Se evalúan para esta función: la visión general del personal, la planificación de la mano de obra y las relaciones industriales.
- Evaluación del ambiente de trabajo y del elemento humano. Los cambios constantes en el ambiente de trabajo afectan el desempeño de una organización, por lo tanto debe evaluarse lo adecuado de la estructura de trabajo respecto al momento actual. En esta parte de la evaluación se incluyen: la estructura del trabajo, la estructura informal y el control del elemento humano.
- Evaluación del sistema de información. En esta sección se debe determinar el grado de control gerencial sobre el sistema de información, en algunos casos, el sistema de computación. Se evalúan los controles al departamento de computación, las entradas, programas y controles de salida y los controles interactivos y de seguridad.
Aspectos
a resaltar dentro de una excelente auditoria
Toda empresa debe realizar un sinnúmero de acciones de vital importancia
dentro del sistema organizacional, planificado, efectivo y con una auditoria
plena y estructurada.
- Planear un proceso de auditoria general, identificando las Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas presentes dentro de las diversas áreas de la empresa (diagnostico)
- Análisis de documentos, informes, procedimientos, balances y todo tipo de documentación donde se almacene la vida productiva de la organización (estado general de la empresa).
- Ejecución de un control interno efectivo y concluyente, donde se defina un análisis, conclusiones, recomendaciones y soluciones a las falencias q posee la organización dentro de cada una de sus áreas (financiera, humana, técnica, Administrativa, gerencial).
- Realización de reuniones de equipo donde se establezcan nuevos cambios, se socialicen las dificultades y se planifiquen soluciones que garanticen participación de todo el recurso humano y efectividad.
- Establecer y/o mejorar estándares de calidad a partir de estrategias generales que permitan con disciplina, responsabilidad y pertinencia solidez empresarial a corto, mediano y largo plazo.
- Es muy importante que dentro de una organización efectiva e incluyente, exista un proceso de auditoria claramente establecido y conocido por el personal, bajo altos niveles de calidad y efectividad, debido a que de este depende la funcionalidad y direccionalidad de la empresa; nada funciona si todo el mundo y los procesos van en direcciones contrarias, siempre debe coexistir una interrelación entre una auditoria bien establecida y unos resultados bien logrados.
- Es de destacar que la auditoria no se debe convertir en una amenaza para con el personal, ni en un foco de temor, más bien es la oportunidad para generar mecanismos empresariales amplios, que permitan el crecimiento organizacional a partir de una base humana sólida, preparada, innovadora y que va más allá, aportando conocimientos y creciendo de igual forma con la empresa (la auditoria retroalimenta y fortalece).
- Analizar, planear, establecer, prever, actuar, retroalimentar y evaluar, todo ello bajo estrategias de control interno amplias y coherentes con la realidad empresarial.
- Establecer planes de trabajo bien planificados, reuniones de equipo, sensibilización general sobre la importancia de la auditoria.
- Analizar las necesidades de cada área de la empresa, fortaleciéndola a partir de un recurso humano efectivo, competente, corresponsable y altamente competitivo.
- Establecer un diagnostico organizacional general a partir de mecanismos u estrategias amplias, competitivas y efectivas donde el recurso humano aporte y se genere un espacio de retroalimentación a la organización.
- Concientizar al personal sobre la importancia de un control interno y una auditoria administrativa bien elaborada, con calidad, corresponsabilidad y veracidad.
- Verificación, retroalimentación y seguimiento a cada uno de los procedimientos establecidos en la empresa.
Control Interno, tomado
de: http://www.youtube.com/watch?v=D73w8s7guQY (16/04/2013)
Yineth Leany Arboleda
Ferney Eugenio Ruiz
Sergio Mauricio Osorio
SERGIO MAURICIO OSORIO OSPINA
3104645481 Y 3164240630
semaosos@gmail.com
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